FOCUSON Industrial Services

Wieso hat sich das Unternehmen für LENA entschieden?

Über das Internet bin ich auf Schulungsplattformen gestoßen und habe u. a. LENA mit Sitz in Wien entdeckt. Das war für mich der ausschlaggebende Grund, weil ich einen Partner wollte, der in der Nähe ist. Ich habe die digitale Unterweisungssoftware der Geschäftsleitung vorgestellt und wir haben uns anfänglich mit der Testversion an diese neuen Prozesse herangetastet.

Sie arbeiten häufig mit Leihpersonal zusammen. Wie ist hier im Hinblick auf Arbeitssicherheit und Schulungen der Ablauf?

Wir sind sehr abhängig von Kundenaufträgen und arbeiten eng mit Leiharbeitsfirmen zusammen. Es gibt Spitzen, wo viel zu sortieren ist und Zeiten, wo Personal stark reduziert wird. Um in den Focuson-Pool aufgenommen zu werden, werden potenzielle Mitarbeiter bereits bei den Leihfirmen in LENA angelegt und absolvieren unseren Aufnahme- und Sehtest schriftlich bei der Leihfirma.

Sie sind dann für FOCUSON bereits automatisch in der Unterweisungssoftware erfasst und haben die Schulung bei Arbeitsantritt erfolgreich absolviert. Dieser Vorabtest ist für unseren effizienten Arbeitsablauf extrem wichtig.

Was sind die wichtigsten Verbesserungen, die durch den Einsatz von LENA erzielt wurden? Kann dieser Erfolg in Zahlen gemessen werden?

An erster Stelle steht die eingesparte Zeit. Das Hinfahren zu den Standorten entfällt und auch die Schulungszeit ist deutlich verkürzt. Wir haben bisher zwei Audits mit LENA durchgeführt. Die Auditoren sind begeistert, weil sie den Schulungsstand der Mitarbeiter auf Abruf bereitgestellt bekommen und beispielsweise auch im Bereich der Arbeitssicherheit der Beleg für durchgeführte Schulungen auf Knopfdruck abrufbar ist.

Ein weiteres Auditor-Anliegen konnten wir ebenfalls unkompliziert forcieren: das stärkere Reporting bei Beinahe-Unfällen. Vorfälle, die nicht zu Krankenstand oder Verletzungen führen, sollten von den Mitarbeitern gemeldet werden, was in der Praxis aber meistens nicht getan wird. Um das zu fördern, gibt es jetzt dazu eine Schulung, die Beinahe-Unfälle öfter als früher ans Tageslicht bringt.

Früher mussten wir Schulungen reduzieren, da es rein zeitlich gar nicht möglich war, das gesamte Personal für alle Themen zu erreichen. Auf spezielle Schulungen wie z. B. Messmittel hatten viele keinen Zugriff. Jetzt kann man aufgrund der leichten Erreichbarkeit mehr in die Breite gehen.

Außerdem sind unsere Unterweisungen nicht immer rein auf Lerninhalte getrimmt. Wir verschicken auch Stellenbeschreibungen, Compliance-Regeln, Datenschutz-Informationen (z. B. Fotografie-Verbot in den Werken). Es hat sich gezeigt, dass LENA zu höherer Lernkompetenz und langfristiger Wissensspeicherung führt, weil auch das Bewusstsein und Verantwortungsgefühl der Mitarbeiter mitgeschult wird.

Ein gutes Beispiel dafür ist das Verhalten am Arbeitsplatz: Es gibt z. B. Übergänge in Werken, die genutzt werden sollen, statt quer durch die Linie gehen. Der Schichtleiter vor Ort kann nicht immer an alles denken und jeden Schritt des Teams kontrollieren. Durch Arbeitnehmerunterweisungen in diese Richtung haben wir deutliche Verbesserungen beobachtet.

Auch super ist die Nachvollziehbarkeit von Prozessen durch LENA. Es können sogar Zertifikate externer Schulungen hochgeladen werden. Das ist für unseren Geschäftsbereich des Nacharbeitens sehr wichtig. Denn Zusatzausbildungen wie eine Hochvolt-Schulung, die nötig ist, wenn man mit Fahrzeugen mit Elektroantrieben arbeitet, werden ein immer stärkeres Thema. Dank LENA kann ich sofort einsehen, wer diese gemacht hat.

Generell würde ich sagen, dass LENA den Informationsfluss zu und von den Mitarbeitern verbessert.

Wie viele Mitarbeiter*innen hat das Unternehmen, die unterwiesen werden müssen?

Aktuell haben wir 271 aktive Mitarbeiter in LENA angelegt (Stand Mai 2022). Sie alle haben Zugang zu ca. zehn Schulungen, die alle betrifft. Hinzukommen standortspezifische und branchenspezifische Schulungen aufgrund unserer Kundenbedürfnisse. Im Schnitt werden diese jährlich wiederholt. Auch das ein Riesenvorteil bei LENA: die automatische Abfrage im richtigen Zeitabstand, ohne dass ich oder die Mitarbeiter sich einen Termin merken müssen.

Aufgrund unserer hohen Mitarbeiterwechsels haben wir weitere 278 inaktive Mitarbeiter im System, die bei Bedarf in sehr kurzer Zeit wieder digital unterwiesen und informiert werden können.

LENA ist auch in unterschiedlichen Sprachen verfügbar. Nutzen Sie diese Funktion?

Der Großteil unser Mitarbeiter und des Leihpersonals versteht und spricht Deutsch. Das ist wichtig, weil sie auch beim Kunden mit Arbeitsanweisungen konfrontiert sind und die Verständigung vor Ort möglich sein soll. Es gab aber bereits eine Zusammenarbeit mit einer ungarischer Leiharbeitsfirma. Hier fand für einige Schulungen eine Übersetzung statt, die problemlos ablief.

Nehmen Ihre Mitarbeiter*innen LENA gut an?

Die digitalen Unterweisungen haben sich schnell etabliert. Es gab höchstens anfangs vereinzelt Bedenken. Die positiven Rückmeldungen, dass man solche Schulungen schon gern früher gehabt hätte, sind deutlich in der Überzahl.

Wird heute eine neue Schulung ausgeschickt, haben diese nach ein paar Tagen bereits 60 bis 70 Prozent der Mitarbeiter erledigt. Die meisten nutzen LENA per App mit dem Handy. Der große Vorteil ist, dass man seine Aufgaben erledigen kann, wann man will. Oft wird das bewusst in Ruhe zuhause in Angriff genommen. Die Mitarbeiter möchten das von sich aus so.

In welchen Themenbereichen wird LENA für die Unterweisungen im Unternehmen genutzt?

Arbeitssicherheit, Brandschutz, Ergonomie, Onboarding, interne Audits, Zertifizierungen und Besuche von Arbeitsinspektoren sind typische Fälle. Wir nutzen LENA auch sehr gerne für Mitarbeiterinformationen.

Die Erreichbarkeit auf einen Knopfdruck ist ausgezeichnet und auch bei akuten Problemen oder aktuellen Firmenbelangen hilfreich. Z. B. konnten wir Corona-Maßnahmen laufend und unkompliziert aktualisieren, aber auch interne Postenausschreibungen oder Möglichkeiten zu externen Schulungen werden verschickt.

LENA ist für uns zum unverzichtbaren Tool geworden, wo wir alle Mitarbeiter schnell erreichen können.

Würden Sie LENA auch anderen Unternehmen empfehlen?

Auf jeden Fall. Ich denke, es gibt keinen besseren Weg, um mit seinen Mitarbeitern auf einfache Weise zu kommunizieren. Die Flexibilität der Software und Applikation, der richtige Zeitpunkt, den die Mitarbeiter frei wählen können, und die automatische Wiederholung von Schulungen sind optimal. Die Voreinstellung der Intervalle funktioniert perfekt, es kann nichts Wichtiges mehr vergessen werden.