Unterweisungen dokumentieren: Diese Nachweise sind Pflicht

Was nachweisbar sein muss

Als Nachweis für eine Pflichtschulung oder Unterweisung reicht ein Kalendertermin mit Titel der Unterweisung oder Schulung nicht. Bestimmte Aspekte einer Unterweisung müssen jederzeit nachgewiesen werden können. Dazu gehört vor allem:

Wer wurde unterwiesen?

Sobald Arbeitnehmer:innen Berührungspunkte mit unterweisungspflichtigen Themen haben, müssen diese auch geschult werden – selbst wenn das Ausmaß der Berührungspunkte gering ist.

Alle Teilnehmer:innen der Unterweisung müssen eindeutig identifizierbar sein. Das ist etwa über Vornamen und Nachnamen möglich, Personalnummern, Geburtsdaten und/oder Geburtsorte sind zusätzlich sinnvoll, um Verwechslungen auszuschließen.

Wann war die Unterweisung?

Das genaue Datum der Unterweisung muss dokumentiert sein.

Für viele Themen ist außerdem gesetzlich eine regelmäßige Wiederholung vorgesehen. In dem Fall sollte auch nachweisbar sein, dass diese Intervalle eingehalten wurden.

Welche Themen wurden unterwiesen?

Es muss möglich sein, nicht nur das Unterweisungsthema vorzulegen, sondern die konkreten Inhalte. Eine Versionierung und Archivierung der tatsächlich geschulten Inhalte ist daher nötig.

Wurden die Inhalte verstanden?

Waren die Teilnehmer:innen nur dabei oder haben sie die Inhalte tatsächlich verstanden? Für rechtssichere Nachweise von Unterweisungen und Pflichtschulungen muss auch die verpflichtende Wissensüberprüfung dokumentiert werden.

Mehrere Punkte können hier gefordert sein:  

Die bestandene Wissensüberprüfung, ggf. mit abschließendem Zertifikat ist in der Regel die Mindestanforderung. In manchen Fällen muss darüber hinaus bewiesen werden, dass die Unterweisung bzw. Pflichtschulung in verständlicher Sprache erfolgte.

Bei Arbeitnehmer:innen mit unzureichenden Deutschkenntnissen bedeutet dies etwa eine Übersetzung der Inhalte in z. B. deren Erstsprache. Für Arbeitnehmer:innen mit schweren Gehörschäden sollten Inhalte schriftlich vorliegen.

Sie müssen die Form der Unterweisung also an die Bedürfnisse der Arbeitnehmer:innen anpassen und die dafür angewandten Maßnahmen dokumentieren.

Analog vs. digital: Wie dokumentiert man die Unterweisung am besten?

Es gibt keine Formvorschriften, wie Unterweisungen dokumentiert werden müssen, sofern die Dokumentation lückenlos ist.

Analoge Dokumentation oder eine Dokumentation via eingescannter PDFs, Excel-Listen etc. sind daher oft der Standard. Der einfache Grund dafür: Es müssen keine zusätzlichen Budgets zurechtgelegt werden.

Diese Variante ist jedoch fehleranfällig und häufig auch sehr aufwendig. Allein Zertifikate für dutzende bis hunderte Teilnehmer:innen zu signieren, kann viel Zeit in Anspruch nehmen. In größeren Unternehmen werden oft Mitarbeiter:innen für die Verwaltung von Unterweisungen und Schulungen eingestellt.

Darüber hinaus besteht die Gefahr, jemanden oder etwas in einer der vielen Listen zu übersehen, dass Dokumente abhandenkommen oder dass eine Versionierung versäumt wurde, um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Die Dokumentationsprozesse lassen sich jedoch hervorragend mit einer Unterweisungssoftware wie LENA automatisieren – unabhängig davon, ob die Unterweisung digital oder analog stattfindet. Sobald festgelegt wurde, wer welche Unterweisungen absolvieren soll, laufen alle weiteren Dokumentationsvorgänge automatisch ab:

• Digital signierte Zertifikate mit Namen, Datum, Trainingstitel, digitaler Signatur

• Revisionssichere Schulungs- und Testinhalte

• Automatische Dokumentation aller Änderungen an Schulungsinhalten

• Testergebnisse

Das spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass niemand übersehen wird.

Warum müssen Unterweisungen nachweisbar sein?

Unterweisungen und viele Compliance-Schulungen sind (zum Beispiel aufgrund von Arbeitsschutzgesetzen) von Unternehmen gesetzlich verpflichtend durchzuführen. Ob dieser Pflicht Folge geleistet wird, wird sowohl bei zufälligen als auch anlassbezogenen Kontrollen der Behörden beurteilt. Wenn die erfolgten Unterweisungen nicht ausreichend dokumentiert sind, ist es für Unternehmen schwer nachzuweisen, dass diese Schulungen im verlangten Umfang stattgefunden haben.

Was passiert, wenn die Dokumentationspflichten vernachlässigt werden?

Die zuständigen Behörden verfolgen grundsätzlich einen kooperativen Ansatz. Werden bei einer behördlichen Kontrolle Mängel festgestellt, erhalten Unternehmen häufig zunächst die Möglichkeit, diese innerhalb einer bestimmten Frist zu beheben.

Das heißt aber nicht, dass Unternehmen immer mit einer Rüge davonkommen. Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen können auch unmittelbar Sanktionen drohen.

Dazu kommt, dass man im Ernstfall – beispielsweise nach einem Arbeitsunfall oder einem schwerwiegenden Compliance-Verstoß – auch auf Gerichtsverfahren vorbereitet sein muss.

Wurden diese Pflichten verletzt, können neben behördlichen Sanktionen unter bestimmten Voraussetzungen auch zivil- oder strafrechtliche Konsequenzen folgen. Diese können nicht nur das Unternehmen, sondern auch verantwortliche Führungskräfte und die Geschäftsführung persönlich betreffen.

Auch bei der Dokumentation von Unterweisungen gilt also der alte Spruch: Prävention ist besser als Intervention. Wer seine Systeme und Abläufe so aufsetzt, dass möglichst wenig Fehlerquellen bei der Unterweisungsdokumentation möglich sind, und dann noch alle Nachweise auf einen Klick vorweisen kann, hat sich schon sehr weit abgesichert.